Ingenieursbureau Linssen verzorgt vanuit een pakhuis in Amsterdam het installatieadvies voor uiteenlopende opgaven: ziekenhuizen, woongebouwen, kantoren, transformaties, monumenten, onderwijsgebouwen en hotels. Het bureau werd vijftig jaar geleden opgericht en telt inmiddels zo'n achtentwintig medewerkers. Die schaal is een bewuste keuze: met vier projectverantwoordelijken en een vlakke organisatie is per project bekend wat er speelt, waardoor vroegtijdig kan worden bijgestuurd.
IBL stapt doorgaans in zodra de architect met de eerste schetsen komt of er een programma van eisen ligt, en loopt vanaf dat moment mee tot en met de uitvoering. Onder de lopende projecten vallen de renovatie van de Vondelkerk, waarvoor na de brand in de nieuwjaarsnacht direct de bereddering startte, en de herontwikkeling van een voormalig postsorteercentrum in Zwolle, waar de beperkte verdiepingshoogte veel van de installatie-inpassing vroeg.
Losse overzichten per projectleider
De projectadministratie werd lange tijd in Excel bijgehouden, de urenregistratie liep via een ander programma en een deel van het werk ging op papier. Wie wilde weten hoe een project ervoor stond, moest daarvoor op meerdere plekken kijken.
"Dat was eigenlijk een beetje verdeeld over een excelletje hier, en iemand hield op de achterkant van een — ik wil niet zeggen sigarendoos — wat spul bij." — Gerrit Reul, projectleider werktuigkundige installaties
Openstaande posten moesten aan het begin van het jaar per project en per maand handmatig worden ingevoerd voordat er gefactureerd kon worden. Het bureau ging daarom op zoek naar een omgeving waarin de projectgegevens, de planning en de financiële administratie aan elkaar zijn geknoopt, en koos voor Buddy: opdrachten op vaste som of op regie, een fasering per project en zowel het interne als het externe team in hetzelfde dossier.
Weekplanning en taken
Elke maandagochtend houdt IBL een bureauoverleg van ongeveer een kwartier, sinds de coronaperiode via Teams en met het systeem op het scherm. De projectenlijst wordt langsgelopen op acties, deadlines en capaciteit, met name voor de aansturing van de tekenkamer. Projectleiders, die doorgaans vier tot acht projecten onder beheer hebben, zetten hun taken met een einddatum in het systeem en wijzen die toe aan collega's of tekenaars. Zo is ook buiten het overleg zichtbaar wat er bij wie openstaat.
Urenverantwoording en facturatie
Uren worden dagelijks per project verantwoord. Bij regieopdrachten hoort daar een omschrijving van de werkzaamheden bij, die als verklaring met de declaratie meegaat. Aan het begin van de maand is in één overzicht zichtbaar wat er gefactureerd kan worden, waardoor de declaraties gelijkmatiger de deur uitgaan.
"Vroeger bleven de declaraties vaak wat stilstaan. Dan is het even wat minder en dan opeens een hoos." — Francis, financiële administratie en HR
Sturing op projectniveau
Waar de stand van zaken eerder achteraf uit een administratief overzicht kwam, is die nu doorlopend beschikbaar: de gedraaide uren per project, wat is gefactureerd en wat nog openstaat, afgezet tegen de prognose per maand en per jaar.
"Als ik nu naar mijn laptop loop, dan kan ik gewoon met een druk op de knop zien hoe de projecten ervoor staan." — Thomas Barbian, directeur-partner
Dat inzicht is niet bedoeld om per project bij te sturen op capaciteit, maar om tijdig te zien welke opgaven meer vragen dan vooraf geraamd en wanneer deadlines in verschillende projecten samenvallen.
