OOK Architecten werkt vanuit een voormalige garage uit 1938 in de binnenstad van Amersfoort, die het bureau zelf tot atelier transformeerde. Met twintig medewerkers bestrijkt het bureau interieur, architectuur en stedenbouw, van gebiedsontwikkeling tot de renovatie van rijksmonumenten. De schaalniveaus komen in vrijwel elke opgave samen: het bureau ontwerpt de overgang tussen stad, gebouw en interieur als één opgave. Veel medewerkers hebben een dubbele rol en teams worden per project samengesteld.
Versnipperde projectadministratie
Bij de oprichting in 2000 volstonden een paar lijstjes. Met de groei van het bureau kwam daar een programma voor urenregistratie bij, terwijl de facturatie elders werd opgemaakt en de planning in Excel stond.
"Dan ben je je facturatie in een ander programma aan het doen. En vaak gewoon in Word en met Excel. Plak- en knipwerk. Op die manier hou je het eigenlijk best een tijdje vol." — Martin, partner en oprichter
Voor de bureauplanning betekende dat vier bestanden naast elkaar, zonder onderling verband. Een goedgekeurde verlofaanvraag had geen relatie met de bezetting op lopende projecten; dat moest handmatig worden nagelopen. Bovendien kon er maar één persoon tegelijk in het bestand, waardoor medewerkers hun eigen inzet niet konden inzien.
Zoektocht naar een passend systeem
Het bureau probeerde verschillende pakketten uit en liep steeds op dezelfde punten vast. De praktijk is projectgestuurd: opdrachten worden op vaste som of op regie aangenomen, doorlopen een fasering en kennen zowel een intern als een extern team. Die combinatie was in generieke software niet goed te leggen. Uiteindelijk koos OOK Architecten voor Buddy, waarin die manier van werken wél te volgen was en waarin wensen uit de eigen praktijk in de ontwikkeling konden worden meegenomen.
Eén projectdossier
Alle projectinformatie staat nu bij elkaar: het interne team, het externe team met opdrachtgever, adviseurs en de stedenbouwkundige van de gemeente, de facturatie, de actielijsten met een verantwoordelijke en een datum, en de status van de vergunningaanvraag inclusief indieningsdatum en verwachte doorlooptijd.
"Ik kan me nu niet meer voorstellen dat je in een Excel op zoek moet naar een telefoonnummer, en dan in een mail weer naar de status van een vergunning." — Jojanneke, architect en verantwoordelijk voor de bureauplanning
Planning, bezetting en verlof
De bureauplanning wordt per maand opgesteld, met een doorkijk van drie maanden. Verlofaanvragen komen als melding binnen en werken na accordering direct door in de bezetting. Per medewerker en per project is zichtbaar hoeveel uren zijn begroot en hoeveel daarvan zijn geschreven, zodat tijdig kan worden bijgestuurd of opgeschaald.
Urenverantwoording per fase
Uren worden op de betreffende projectfase geschreven, waarbij het verbruikte deel van het budget per fase zichtbaar oploopt. Bij regieopdrachten gaat de omschrijving van de werkzaamheden als bijlage met de factuur mee.
Doordat de bestede tijd per fase wordt vastgelegd, kan het bureau achteraf analyseren waar de uren in gingen en die kennis meenemen in de raming van een vergelijkbare volgende opgave.
Efficiënt bureauoverleg
Het bureau vergadert om de week over planning en over financiën, met het systeem op het scherm. Omdat de projectgegevens al zijn vastgelegd, gaat het overleg minder over de details en meer over de verbanden: planning, capaciteit en financiële stand in één beeld. Wijzigingen in de rolverdeling of nieuwe externe adviseurs worden ter plekke bijgewerkt.
