DesignAndBuildBuddy
Het meest volledige
kantoor- én projectsoftware platform
voor architecten en adviesbureaus.
Volledige grip op financiën, HR, tijdschrijven, onkosten en alle essentiële projecttools — van planningen en kostenramingen tot bouwaanvragen en bureauoverleg — allemaal op één overzichtelijk platform.
Een volledig pakket.
Overzicht
Natuurlijk draait alles om de projecten, maar een georganiseerd bureau werkt wel zo prettig. Daarom biedt Buddy alle tools die je nodig hebt — voor zowel projecttaken als algemene bureauzaken.
Bureauzaken
Bureauplanning, omzetstatistieken, grafieken, facturatie, verlofbeheer, onkostenregistratie en personeelszaken — alle tools die je nodig hebt om het overzicht over je volledige onderneming te behouden.
Contacten
Opdrachtgevers, aannemers, constructeurs — er zijn heel wat mensen en bedrijven waar je mee samenwerkt. Buddy helpt je eenvoudig het overzicht te bewaren over dit waardevolle netwerk.
Uren schrijven
Een goede urenregistratie vormt de basis voor inzicht in zowel je projectadministratie als je bureauvoering. Dankzij het interactieve urenbriefje is invullen snel en eenvoudig.
Bureauoverleg
Start de week met overzicht. Bespreek lopende projecten, wijs acties toe en houd de status bij in één interactieve projectenlijst — altijd en voor iedereen beschikbaar.
Projecten
Financieel overzicht, offertes en contracten, interne en externe teamleden, acties, vergunningen, vergaderverslagen, planningen, begrotingen — en nog veel meer. Alles wat je project nodig heeft, overzichtelijk op één plek.
Honoraria
Goede ontwerpen verdienen een passend honorarium. Buddy helpt bij het opstellen op basis van DNR-fasering, het versturen van offertes en facturen, én het monitoren van de financiële voortgang.
Acquisitie
“Moeten we niet weer eens bellen?” Goede projecten beginnen met goede gesprekken. Buddy helpt je overzicht houden op je leads, contacten en accounts — en zet je acquisitie om in een gestructureerde pijplijn.
Rapporten & Grafieken
Of het nu gaat over uren, een lijst van aannemers of een overzicht van al de interieurprojecten, via een reeks rapporten kunnen al de gegevens die in buddy staan op een gestructureerde manier worden gevonden en uitgedraaid.
Buddy wordt gemaakt voor en door architecten.
Buddy wordt gemaakt voor en door architecten. Toen ons bureau begon te groeien, wilden we af van de losse pakketten en Excel-sheets. We zochten een integrale oplossing voor zowel overkoepelende bureauzaken als projectondersteuning — van planningen en ramingen tot vergaderingen en inzicht in bouwaanvragen. Omdat zo’n alles-in-één oplossing niet bestond, zijn we die zelf gaan ontwikkelen.
Robin van Rossum
Overzicht op de totale onderneming
Bureauzaken
Natuurlijk draait het allemaal om de projecten, maar een opgeruimd bureau geeft wel de nodige rust. Financieel overzicht, direct vindbare contacten, gemakkelijk uren schrijven en veel veel meer.
Omzetoverzicht
Een interactief overzicht van al de projecten, contracten, fases en declaraties.
Jaaromzet, maandomzet, hoe draaien een project, welke fase is actief. Op een overzichtelijke en visuele manier snel inzicht in het totaal en de onderdelen. De kleinste partjes, de declaraties, kunnen makkelijk worden verschoven en een simpele klik maakt ze declarabel.
Personeel
Arbeidscontracten, werkschema's, gespreksverslagen maar ook inzicht op declarabelheid en andere belangrijkw Kpi's.
Wie bel ik bij calamiteiten, wanneer verloopt eigenlijk het arbeidscontract en in welke functiegroep zit iemand? Een goed dossier bijhouden is een verplichting voor elke werkgever. In buddy vindt je op een veilige en overzichtelijke manier snel wat je zoekt. Belangrijke gebeurtenissen als verlopen contracten en jubilea worden gemeldt via mail of het berichten centrum.
Verlofadministratie
Vakantie aanvragen, ziekte melden of gewoon een bezoek aan de tandarts doorgeven, zo geregeld.
Verschillende soorten tegoeden toekennen aan het begin van het jaar, met overloop vanuit het vorige jaar, volgens de wettelijke regelingen doe je zo.
Gebruikers kunnen in een persoonlijke omgeving verlof aanvragen en inzicht krijgen in het saldo.
Een geautoriseerde HR medewerker kan deze aanvragen beoordelen en desgewenst goedkeuren.
De jaarplanning, natuurlijk ook uit te printen, geeft een mooi overzicht van al de geplande vakantie's.
Zo hebben we nooit meer dat iedereen op hetzelfde moment weg is!
Onkosten & reiskosten
Of het nu algemene onkosten, project gerelateerde onkosten of kilometervergoedingen zijn. Met een druk op de knop geregeld.
In de prive omgeving kunnen medenwerkers onkosten en kilometers invullen, bonnetjes toevoegen en direct indienen.
De aanvragen komen binnen bij de geautoriseerde gebruiker, die ze kan beoordelen en toekennen of extra gegevens kan vragen.
Na goedkeuring wordt er een overzichtelijke pdf met bonnetjes gemaild naar de financiële administratie en de gebuiker.
Capaciteit
Hoe druk is iedereen eigenlijk en wie kan die nieuwe klus oppakken? Geen ingewikkelde planningen die niemand bijhoud, maar een interactief overzicht.
Samenwerken begint met vertrouwen. Iedereen kan zelf aan het begin van de week een schatting maken van de te maken uren op de toebedeelde projecten in de komende drie weken. Zo zien we snel wie tijd over heeft of wie wel wat hulp kan gebruiken. Iemand een dag vrij, ook dat is snel te zien.
Projecten kaart
Hoe leuk is dit, een kaart met al de projectlocaties! Om trots op te zijn.
De maps omgeving, maar dan met al de projecten uitgespreid over de wereldkaart. Een simpele klik leid je naar het project.
Ondernemen is mensenwerk
Contacten
Opdrachtgevers, aannemers, constructeurs, er zijn een hoop mensen en bedrijven met wie samengewerkt wordt. Buddy helpt op een gemakkelijke manier overzicht te houden op dit kostbare bezit.
Weet wat je uitgeeft
Tijdschrijven
Tijdschrijven op een intuitieve manier via een overzichtelijk urenbriefje. Aan het eind van de week indienen en te controleren door een beheerder.
Samen de week beginnen
Bureauoverleg
Maandagmorgen gezamenlijk de werkenlijst doorlopen? Met Buddy kun je interactief de acties uitzetten, het team bepalen of updaten en algemene gegevens bijhouden.
Ondersteuning op alle vlakken
Projecten
Hoe houden we overzicht over de individuele projecten. Interne en externe teamleden, planningen, kostenramingen, bouwaanvragen, contracten, actielijsten. Buddy heeft voor elk onderdeel een mooie oplossing.
Overzicht
Een project begint natuurlijk met een idee, maar direct daarna krijgt het een naam en een nummer.
Informatie over de locatie, de opdrachtgever, type project en een schets of foto en misschien wat eerste notities.
Nog niet zeker of het echt een opdracht wordt, maak er een acquisitie project van.
Tags definieren het type project zoals architectuur of monument.
Hiermee kunnen later rapporten van bijvoorbeeld al de monumenten worden gegenereerd. Handig bij een tender.
Team
Wie is nou ook alweer de projectleider van de aannemer en wie is de interne projectarchitect?
Het team scherm geeft een mooi overzicht van alle interne en externe teamleden met hun specifieke functie binnen het project.
Vergaderen
Online notuleren en na afloop meteen in de mail!
Notuleren wordt vaak als vervelend ervaren. Met Design&BuildBuddy wordt het gewoon leuk.
Er kunnen verschillende vergaderreeksen worden aangemaakt, bijvoorbeeld bouwteam of ontwerpteam.
Hieronder kan een agenda worden aangemaakt met locatie, tijd, agendapunten en genodigden
(natuurlijk direct vanuit de contacten van Design&BuildBuddy).
Tijdens de vergadering online notuleren, acties en besluiten aanmaken en meteen de PDF mailen na de vergadering!
Acties
Online actielijsten om samen aan te werken!
Er zijn altijd veel taken uit te voeren binnen een project.
De actielijst helpt het team op een visuele manier de werkzaamheden te ordenen, te verdelen en uiteindelijk af te ronden!
Er kan ook onderling gecommuniceerd worden over de specifieke actie.
Een overzicht van als de openstaand acties worden in het dashboard van de medewerker weergegeven.
Planningen
Gantt chart of projectplanningen in een handomdraai gemaakt.
Planningen vormen een integraal onderdeel van elk project.
Buddy maakt het mogelijk om meerder planningen aan te maken.
Van elke planningen kunnen meerdere versie worden opgeslagen.
Nieuwe planningen kunnen gebaseerd worden op bestaande planningen of templates.
Weergave op jaar, kwartaal, maand of week niveau.
De planningen zijn uit te voeren naar verschillende formaten.
Kostenraming
Stabu, nl/sfb kostenraming of een simpele stichtinkostenopzet? Makkelijk met de kostenraming module.
Starten vanuit een reeks standaard templates of zelf een structuur maken om mee te beginnen. Flexibel is het zeker!
Op een gebruiksvriendelijke manier kosten ramen, met versiebeheer en standaard elementenlijsten op de achtergrond
Binnen een hoofdstuk/paragraaf opzet kunnen inteligente kostenregels worden toegevoegd.
Uitvoer mogelijk naar PDF of XLS.
Aanvragen
Een bouwaanvraag of gebruiksvergunning, maar ook een steenmonster, aanvragen. De status van de aanvraag houd je hier overzichtelijk bij.
Per project kunnen diverse aanvragen worden aangemaakt. In een overzicht kunnen bureaubreed de openstaande aanvragen worden bekeken en beheerd.
Beeldenbank
Natuurlijk zijn we trots op onze projecten. Beeldmateriaal wordt gedeeld via de beeldbank.
Bestaande toestand, rferenties, foto's tijdens de uitvoering of mooie plaatjes van het gerealiseerde project, de beeldenbak is de plek!
Een sterke financiele basis
Honoraria
Het honorarium of ereloon vormt de basis voor elke opdracht. Buddy helpt met het opzetten van de fasering, het declaratieschema, de budgettering en uiteindelijk met het factureren.
Algemene informatie
In dit onderdeel worden de contracten voor dit project aangemaakt en beheerd.
Naast algemene gegevens, facturatie gegevens en uurlonen kunnen hier ook bestanden worden geupload, bijvoorbeeld een ondetekend contract!
Fasering
De hoofdopzet van het contract overzichtelijk op een rijtje.
Volgens de DNR of een eigen invulling, vast bedrag of op regie. Hier kan op een gemakkelijke manier de verdeling worden ingevoerd.
Declaratieschema
In een keer of in partjes declareren, geen probleem.
Het declaratie partje is het kleinste onderdeel van het contract en vormt meteen het te declareren deel. De bij de reeds gefactureerde horende partjes zijn hier direct te raadplegen.
Voorbereid op de toekomst
Acquisitie
Moeten we niet weer een gaan bellen? Goede acquisitie is van levensbelang. Een nieuwe kans, die wordt zo toegevoegd aan de pijplijn. Suspects, prospects en leads kunnen worden toegewezen aan een teamlid om de taken te verdelen. Notificaties helpen een regelmatig contact met klanten te onderhouden waarbij gespreksnotities eenvoudig worden vastgelegd.
Kansen
Soms is het iets wat je hoort tijdens een telefoongesprek of iets wat je leest in een blad of online. Buddy helpt je de kansen op een overzichtelijke manier bij te houden en langzaam op te schalen tot een echte opdracht.
Leads, Contacten en Accounts
Ik wil iemand leren kennen, ik ken iemand maar wil meer contact of ik zie kansen binnen bekende bedrijven. In buddy is het gemakkelijk om overzicht te krijgen en te houden op al de potentiele opdrachtgevers.
Inzicht geeft overzicht
Rapporten & Grafieken
Hoeveel uren heeft Jan gemaakt op project Den Ham? Hebben we een lijst met aannemers? Welke vergunningsuitvragen lopen er eigenlijk.
Grafieken
Een divers pallet aan grafieken geeft overzicht over de financiele status van de onderneming.
De grafieken kunnen eenvoudig worden aangepast door een set aan filters.
Rapporten
Urenoverzichten, bouwaanvragen, contactenlijsten, projectenlijsten, omzetoverzichten en veel veel meer.
Handige filters geven de gebruiker de mogelijkheid om elk rapport naar zijn hand te zetten. De rapporten kunnen natuurlijk direct worden geprint of naar PDF, CSV of XLS worden uitgevoerd.
Ons grootste goed.
Wat zeggen onze klanten.
Wij steken veel tijd in het luisteren naar onze klanten. Buddy is hierdoor constant in ontwikkeling. Dus wees gewaarschuwd, ingefluisterde wensen kunnen zo maar eens toegevoegd worden.
"
Ik denk dat wij de eerste gebruiker waren. We hebben het zien groeien van een simpel urenbriefje tot
wat het nu is, alles wat je als architect nodig hebt. Robin staat altijd open voor verbeteringen! Zo
vroegen we of we beelden konden uploaden bij projecten. Het stond 2 dagen later online.
Daniel Knijnenburg
Kodde architecten
"
We waren op zoek naar een tool ter ondersteuning van ons bureau, om meer inzicht te krijgen in onze
organisatie. Buddy heeft alles in zich waar wij naar zochten. Een flexibel pakket van
tijdsregistratie tot social media communicatie, je bepaalt zelf welke module op welk moment bij jouw
organisatie past.
De mensen zijn altijd bereikbaar voor vragen en problemen worden snel opgelost. Door de goede ondersteuning
ging de overgang vloeiend en is Buddy een onmisbaar onderdeel voor onze organisatie geworden
Jurgen ten Hoeve
Moke Architecten
"
Online verslagen van vergaderingen maken en meteen na de vergadering e-mailen, briljant!
Daarnaast kunnen onze klanten op elk moment een gedetailleerd overzicht geven van de financiële
stand van hun project.
Chris Huijbrechts
Solved
Tijdlijn
De ontwikkeling van DesignAndBuildBuddy
DesignAndBuildBuddy is al meer dan een decennium in ontwikkeling.
2010
De geboorte van Buddy, het online urenbriefje
Buddy is begonnen vanuit de behoefte om op een eenvoudige en overzichtelijke manier online tijd te kunnen schrijven.
2012
Projectadministratie
In aanvulling op het urenbriefje, dat de kostenkant inzichtelijk maakt, wordt Buddy uitgebreid met de opbrengstenkant. Projecten, contracten en declaraties geven een haarfijn inzicht in het rendement.
2014
Facturatie en bureauadministratie
Naast het bijhouden van de inkomsten en de uitgaven kan er vanaf nu in Buddy worden gefactureerd.
2016
Eerste externe architectuur klant
Buddy verwelkomt haar eerste externe klant, een middelgroot architectenbureau.
2016
Eerste projectmanagement bureau klant
Naast architectenbureaus groeit de interesse ook bij andere bedrijven binnen de bouwbranche.
2016
Plannings module
In de zoektocht naar volledigheid was de planningsmodule een logische volgende stap.
2018
Verslag module
Vergaderen en de verslaglegging, maar dan op een leuke online manier.
2019
Kostenraming module
Een eerste stichtingkosten opzet, of juist een precieze bouwkosten raming. Buddy raamt vanuit je eigen bibliotheek op basis van diverse systematieken zoals Stabu.
2020
HR en verlofadministratie
Om ook de kantoorzijde meer te ondersteunen wordt de HR en verlofadministratie toegevoegd.
2020
Onkostendeclaraties
Aanvullend worden ook de onkostendeclaraties en kilometervergoedingen geimplementeerd.
2022
Marketing website online
Na 12 jaar ontwikkeling is Buddy gelanceerd op het internet met een prachtige website.
2023
Exact, outlook, mailchimp en BI integratie
Integratie van enkele belangrijke en veelgebruikte pakketten om het gebruiksgemak nog meer te vergroten.
tarieven
Eerlijke prijsvorming
Geen ingewikkelde modules of toevoegingen, gewoon 1 prijs voor het gehele product.
5-10 gebruikers
€40
maand/gebruiker
Gratis proberen
Geen verborgen extra's, gewoon het gehele pakket voor een vaste prijs!
Alle functies
Gratis factuur sjabloon
Opslag tot 100Gb
Alle toekomstige updates
10-20 gebruikers
Gratis proberen
€30
maand/gebruiker
Geen verborgen extra's, gewoon het gehele pakket voor een vaste prijs!
Alle functies
Gratis factuur sjabloon
Opslag tot 100Gb
Alle toekomstige updates
20+ gebruikers
€25
maand/gebruiker
Gratis proberen
Geen verborgen extra's, gewoon het gehele pakket voor een vaste prijs!
Alle functies
Gratis factuur sjabloon
Opslag tot 100Gb
Alle toekomstige updates
Altijd goed informeren.
FAQ
Buddy is een uitgebreide tool. Om dit op te zetten zijn er een paar stappen nodig.
Kan ik het gratis proberen?
De eerste drie maanden van gebruik zijn zonder kosten, no strings attached.
In deze periode helpen we je met de opzet, het importeren van bestaande gevens en een online-cursus.
Wie zit er achter buddy?
De applicatie heb ik in beginsel geschreven voor ons eigen bureau, OOKarchitecten, maar al snel vroegen bevriende bureau’s om er ook gebruik van te mogen maken. Nu, 10 jaar later, kan iedereen de kracht van Buddy gebruiken.
Staan mijn gegevens veilig?
Zeer veilig! De database en webserver worden versleuteld op een zogenaamde Cloudserver gehost binnen Europa. Hiervan worden dagelijks backups gedraaid.
Zo kunnen we een maximale up-time garanderen.
Kan ik mijn bestaande gegevens importeren?
Jazeker, en we helpen onze nieuwe gebruikers hier natuurlijk bij.
Kan ik ook bestanden opslaan?
Ja, op diverse plekken kunnen bestanden worden geüpload zoals beelden en pdf’s.
Opslag voor bestanden is tot 1GB gratis. Daarboven betaal je een bedrag per maand.
Kan elke gebruiker bij al de gegevens?
Nee, iedere gebruiker kan door een administrator toegang worden verleend aan bepaalde onderdelen zoals bijvoorbeeld HR of financiële gegevens.
Hoe is de Support geregeld?
Wij zijn voor vragen of hulp altijd telefonisch of via de mail bereikbaar.
Zijn er meerdere talen beschikbaar?
Design&BuildBuddy is zowel in het Nederlands, Engels als Frans te gebruiken.